Proformarechnung | Definition & Funktion
Eine Proformarechnung ist ein Dokument im Geschäftsverkehr und dient als „vorläufige“ Rechnung ohne Zahlungsaufforderung. Der Name entspringt dem lateinischen „pro forma“, was so viel bedeutet wie „nur der Form halber“. Ihre Funktion ist eher vergleichbar mit der einer Auftragsbestätigung. Sie wird zur Dokumentation von Waren- und Dienstleistungsflüssen genutzt und ist oft ein Bestandteil der Lieferpapiere für Lieferungen im internationalen Warenverkehr.
Proformarechnung: Bedeutung und Funktion
Als Dokument enthält eine Proformarechnung detaillierte Informationen zu Waren oder Dienstleistungen. Sie gibt einen Überblick über geplante Transaktionen und enthält häufig Punkte wie Preise, Zahlungsmodalitäten, Mengen und Lieferbedingungen. In der Regel ist sie nicht rechtlich bindend.
In der Logistikbranche wird sie von Unternehmen oft bei internationalen Lieferungen genutzt, um den Wert von Waren bei den Zollbehörden nachzuweisen. Im Prinzip ist die Proformarechnung eine „Vorschau“ auf die endgültige Handelsrechnung, die erst nach dem Transport an den Kunden gestellt wird.
Was ist eine Proformarechnung und warum wird sie auch bei Geschenksendungen benötigt?
Werden Geschenke oder kostenlose Warenproben international versendet, spielt die Proformarechnung eine wichtige Rolle. In diesem Fall ist sie für die Zollbehörden ein relevantes Dokument und liefert die benötigten und zollrelevanten Informationen über den Inhalt und Zweck der Sendung und auch über ihren Wert.
Beim Versand von Geschenken ins Ausland – also in Drittstaaten außerhalb der EU – ist es erforderlich, dass der Absender eine aussagekräftige Proformarechnung beilegt, damit die Einfuhrbestimmungen im Empfangsland erfüllt werden. Für solche Zwecke sollten folgende Informationen enthalten:
- Absender
- Empfänger
- Anzahl und Beschreibung zu den jeweiligen Geschenken
- Warenwert
Auch wenn eine Proformarechnung nicht für Zahlungen verwendet wird, so ist sie dennoch unerlässlich, um die rechtlichen Anforderungen im internationalen Handel zu bedienen. Sie erleichtert die Zollabfertigung und sorgt dafür, dass auch Geschenksendungen oder kostenlose Warenproben ohne unnötige Verzögerungen ihre Empfänger erreichen.
Proformarechnung vs. Handelsrechnung – Die Unterschiede im Überblick
Die Unterschiede zwischen der Proformarechnung und einer regulären (Handels)Rechnung sind erheblich. Die folgende Tabelle verschafft einen direkten Vergleich:
| Proformarechnung | Handelsrechnung |
| wird vor dem Versand erstellt | wird in der Regel nach dem Versand erstellt |
| keine rechtliche Verpflichtung für den Rechnungsempfänger | rechtliche und steuerliche Verpflichtung für den Rechnungsempfänger |
| keine Zahlungsverpflichtung | Zahlungsverpflichtung, gemäß vereinbarten Konditionen |
| buchhalterisch nicht relevant | buchhalterisch relevant |
Um rechtliche und steuerliche Konsequenzen zu vermeiden, ist es wichtig, diese Unterschiede zu verstehen.
Zusammenfassend ist die Proformarechnung ein wichtiges Dokument im internationalen, aber auch im nationalen Warenverkehr. Sie dient hauptsächlich zur Vorabinformation, als Vorbereitung auf die endgültige Rechnung und für die Zollabwicklung internationaler Sendungen. Sie ist keine zahlbare Rechnung, sondern unterstützt einen reibungslosen Ablauf in der Waren- bzw. Zahlungsabwicklung.